Portfolio

Metode pengarsipan dokumen secara konvensional sering kali menciptakan tumpukan berkas fisik yang rentan rusak, menyita ruang, serta memperlambat alur birokrasi akibat sulitnya melacak dokumen lama. Guna menjawab tantangan tersebut, Arsip Digital FMIPA Universitas Tanjungpura dikembangkan sebagai platform Electronic Document Management System (EDMS) berbasis web untuk mendigitalisasi, mengindeks, dan mengelola seluruh log surat masuk dan keluar secara terpusat.

Dipercaya memegang peran ganda sebagai Project Manager sekaligus Developer, saya memimpin transformasi ini dari tahap analisis instrumen kearsipan instansi hingga eksekusi kodenya secara mandiri. Platform ini sukses memigrasikan dokumen fisik ke dalam repositori digital yang aman, memangkas waktu pencarian berkas dari hitungan jam menjadi hitungan detik, serta meningkatkan efisiensi tata kelola administrasi di lingkungan dekanat secara signifikan.

Fitur & Modul Utama: Sistem ini dirancang dengan struktur data yang ketat dan alur kerja fungsional demi menjamin kemudahan pengelolaan dokumen:

• Manajemen Rantai Surat Terpadu: Modul penanganan komprehensif untuk pencatatan, distribusi, dan disposisi log korrespondensi internal maupun eksternal yang dibagi ke dalam klaster Surat Masuk dan Surat Keluar.

• Smart Repository & File Storage: Modul penyimpanan berkas digital (PDF/Gambar) yang melekat langsung pada setiap data log surat, memastikan bukti fisik dokumen terdokumentasi dengan aman di server.

• Klasifikasi & Pengindeksan Terstruktur (Master Data): Mesin pengelola parameter dokumen yang mencakup kategorisasi berkas, standardisasi Kode Berkas (Klasifikasi Arsip), serta penentuan rumpun Jenis Surat untuk menjaga akurasi data.

• Advanced Search Engine: Fitur pencarian cepat berkas arsip secara instan yang dikombinasikan dengan sistem penapisan (filtering) berbasis kategori dan kode klasifikasi arsip.

Teknologi & Optimasi Manajemen Berkas: Untuk memastikan sistem mampu melakukan penelusuran dokumen secara cepat serta menjaga integritas relasi antar-arsip, teknologi yang diterapkan meliputi:

• Core Framework & Database: Framework Laravel & MySQL.

• Data Relational & Query Tuning: Kombinasi Eloquent ORM, Query Builder, dan Laravel-Relationships (dioptimalkan khusus untuk menghubungkan entitas log surat, kode klasifikasi, dan file storage tanpa membebani performa pembacaan data).

• Dynamic & Asynchronous Interface: Bootstrap, jQuery, dan AJAX (penerapan AJAX pada modul pencarian dan pengelolaan kategori memastikan proses pembaruan data dan pemanggilan berkas berjalan secara interaktif tanpa perlu memuat ulang keseluruhan halaman).